Registerkontroll

Registerkontroll är en del av den säkerhetsprövning som ska göras innan en person deltar i säkerhetskänslig verksamhet, om tjänsten är placerad i säkerhetsklass.

Ett av Säkerhetspolisens uppdrag är att tillsammans med verksamhetsutövare se till att enbart personer som kan antas vara lojala och pålitliga deltar i säkerhetskänslig verksamhet. För att bedöma det ska personerna genomgå en säkerhetsprövning. Syftet är att skydda information och verksamheter som har betydelse för Sveriges säkerhet.

Registerkontroll är del av säkerhetsprövning

Det är verksamhetsutövaren som ansvarar för och fattar beslut om en säkerhetsprövning. Säkerhetsprövningen består av en grundutredning och i vissa fall en registerkontroll och särskild personutredning.

Verksamhetsutövaren genomför grundutredningen, medan Säkerhetspolisen står för registerkontroll och särskild personutredning.

Grundutredningen ska omfatta

• säkerhetsprövningsintervju,
• inhämtning och bedömning av betyg, intyg och referenser,
• övriga uppgifter som är av relevans,
• vid behov identitetskontroll.

Förutsatt att verksamhetsutövaren godkänner personen i grundutredningen går de vidare och ansöker om att Säkerhetspolisen ska utföra registerkontroll och särskild personutredning.

När alla moment är genomförda gör verksamhetsutövaren en samlad bedömning av hela underlaget, inklusive registerkontrollen, och beslutar om säkerhetsprövningen i sin helhet är godkänd och personen kan anses lämplig att delta i den säkerhetskänsliga verksamheten.

Registerkontroll vid placering i säkerhetsklass

Säkerhetspolisen genomför registerkontroller för personer vars befattningar är placerade i säkerhetsklass 1–3 i enlighet med säkerhetsskyddslagen.

Vissa personer deltar i säkerhetskänslig verksamhet som enbart kan orsaka ringa skada för Sveriges säkerhet och vars befattningar inte är placerade i säkerhetsklass. Dessa befattningar kräver inte registerkontroll hos Säkerhetspolisen, men övriga delar av säkerhetsprövningen ska genomföras hos verksamhetsutövaren.

Särskild personutredning vid säkerhetsklass 1 och 2

För personer vars befattningar är placerade i säkerhetsklass 1 eller 2 utför Säkerhetspolisen en särskild personutredning i anslutning till registerkontrollen. För dessa personer ska även den kontrollerade personens sambo, make eller maka registerkontrolleras. Personen vars befattning är placerad i säkerhetsklass 1 eller 2 kallas för huvudkontrollerad och dennes sambo, make eller maka för medkontrollerad.

Inför den särskilda personutredningen ska personerna fylla i en bilaga där både den huvudkontrollerades och den medkontrollerades uppgifter anges. De kontrollerades ekonomiska förhållande i form av skulder och tillgångar ska också anges i bilagan.

Eftersom registerkontrollerna för båda löper på till dess att de avslutas av verksamhetsutövaren, är det viktigt att verksamhetsutövaren har rutiner för att säkerställa att relevanta åtgärder vidtas vid förändringar. Om exempelvis den kontrollerades äktenskap eller samboförhållande upphör behöver verksamhetsutövaren avanmäla den medkontrollerade från registerkontrollen.

Registerkontrollens omfattning och utlämning av uppgifter

Registerkontrollen omfattar uppgifter som hämtas från

• belastningsregistret,
• misstankeregistret,
• uppgifter som behandlas med stöd av lagen om polisens behandling av personuppgifter inom brottsdatalagens område,
• uppgifter som behandlas med stöd av lagen om Säkerhetspolisens behandling av personuppgifter.

Registerkontrollen är löpande under hela anställningen eller tiden personen deltar i säkerhetskänslig verksamhet. En person kan ha flera aktiva registerkontroller samtidigt, för olika eller samma verksamhetsutövare. Slagningar görs regelbundet och kan resultera i att uppgifter om den huvudkontrollerade, eller eventuell medkontrollerade, lämnas ut till verksamhetsutövaren.

I regel är det alltid verksamhetsutövaren som i slutändan avgör om en person ska få delta i den säkerhetskänsliga verksamheten. Verksamhetsutövaren ska då meddela Säkerhetspolisen om resultatet av säkerhetsprövningen efter att Säkerhetspolisen lämnat ut uppgifter om en person.

Registerkontrollen upphör först då verksamhetsutövaren avanmäler den eller i vissa fall då en sluttid angivits för kontrollen i samband med att ansökan gjordes.

Verksamhetsutövarens ansvar att ansöka och avanmäla

Det är verksamhetsutövarens ansvar att ansöka om och avanmäla registerkontroller så att de pågående kontrollerna överensstämmer med verkliga förhållanden i den säkerhetskänsliga verksamheten. Det är enbart de befattningar som framgår av verksamhetsutövarens förteckning av befattningar placerade i säkerhetsklass (befattningsanalys) som ska registerkontrolleras.

Om verksamhetsutövaren saknar rätt att själv besluta om placering i säkerhetsklass, och därmed ansöka om och avanmäla registerkontroller, ska den informera den myndighet, region eller kommun som har beslutanderätt.

Hålla uppgifter uppdaterade

Det är av flera skäl, inte minst integritetsskäl, viktigt att registerkontroller enbart pågår om det är nödvändigt för säkerhetsskyddet med utgångspunkt i personens faktiska deltagande i den säkerhetskänsliga verksamheten.

Om verksamhetsutövare har pågående registerkontroller för personer vars befattningar inte är placerade i säkerhetsklass, eller för personer som inte längre deltar i den säkerhetskänsliga verksamheten, strider det mot säkerhetsskyddslagen. Likaså om registerkontroller pågår för medkontrollerade som inte längre är gift eller i samboförhållande med den huvudkontrollerade.

Av integritetsskäl är verksamhetsutövare även skyldiga att inhämta samtycke från den huvudkontrollerade inför registerkontrollen och den eventuella särskilda personutredningen, samt att se till att samtycket dokumenteras.

Särskilt vid säkerhetsskyddsavtal

Säkerhetsskyddsavtal måste skickas till Säkerhetspolisen innan ansökan om registerkontroll inkommer för enskilda personer som omfattas av avtalet, enligt 6 kap. 9 § (2022:01) (PMFS).

Vid avslutat säkerhetsskyddsavtal måste varje enskild registerkontroll avslutas på anvisad blankett enligt ordinarie rutin. Registerkontroller avslutas inte per automatik när ett säkerhetsskyddsavtal upphör.

Omständigheter som kräver ny registerkontroll

Vissa omständigheter gör att verksamhetsutövare behöver ansöka om en ny registerkontroll för en person. Till exempel kan säkerhetsklassen ändras eller kontrollorsaken för registerkontrollen förändras.

I kontrollorsaken ska det framgå på vilket sätt en person ska delta i den säkerhetskänsliga verksamheten. Det motiverar varför en registerkontroll krävs.

Om kontrollorsaken ändras av någon anledning eller om den nuvarande är ofullständig måste verksamhetsutövaren ansöka om en ny registerkontroll med en förnyad kontrollorsak.

Vanliga orsaker är att personen fått

• en ny befattning,
• förändrade arbetsuppgifter,
• tillgång till andra uppgifter,
• förändrade behörigheter,
• tillträde till andra utrymmen med mera.

Även andra omständigheter kan föranleda att verksamhetsutövaren måste ansöka om en ny registerkontroll. Har en person till exempel blivit sambo eller gift sig (gäller endast för säkerhetsklass 1–2) behöver uppgifter om medkontrollerad läggas till i och med den nya kontrollen.

Behöver verksamhetsutövaren ansöka om en ny registerkontroll på grund av nya omständigheter är det viktigt att avsluta den gamla kontrollen. För att det inte ska uppstå något glapp mellan kontrollerna ska verksamhetsutövaren invänta återredovisningen från Säkerhetspolisen om att den nya kontrollen är pågående innan verksamhetsutövaren skickar in blanketten om att avsluta den gamla kontrollen. Det är även viktigt att omhänderta återredovisning som kommer från Säkerhetspolisen om att den gamla kontrollen har upphört.

För verksamhetsutövare

Funktion för hantering av registerkontroller

Den som beslutar om placering i säkerhetsklass ska ha en funktion som svarar för hanteringen av registerkontroller. Kontaktuppgifter för sådan funktion ska redovisas till Säkerhetspolisen på anvisad blankett. Uppgifterna ska hållas uppdaterade gentemot Säkerhetspolisen

Registerkontroll-id

Registerkontroll-id är Säkerhetspolisens unika nummer för respektive registerkontroll. I första hand ska registerkontroll-id användas vid kommunikation om och avslut av registerkontroller.

Registerkontroll-id återredovisas av Säkerhetspolisen som svar på ansökan om registerkontroll. Det är viktigt att registerkontroll-id används eftersom en person kan ha flera pågående registerkontroller samtidigt för en verksamhetsutövare och även vara anmäld som medkontrollerad hos densamma. Det medför att det inte alltid är tydligt vilken kontroll som avanmälan avser och leder till att Säkerhetspolisen behöver efterfråga ytterligare uppgifter om vilken kontroll som ska avslutas. För att det ska bli rätt direkt och minska arbetsbördan hos både Säkerhetspolisen och verksamhetsutövare bör registerkontroll-id anges.

Den huvudkontrollerade och medkontrollerade registreras med samma registerkontroll-id. Om den huvudkontrollerades kontroll avslutas, innebär det att även den medkontrollerades kontroll upphör. Det sker oavsett om den medkontrollerade anges specifikt i avanmälan eller inte. Om enbart den medkontrollerad ska avanmälas, till exempel på grund av skilsmässa eller upphört samboförhållande, ska dennes uppgifter anges samt registerkontroll-id. Då upphör enbart den medkontrollerades registerkontroll, medan den huvudkontrollerades fortlöper.

Blanketter och mallar

Här finns de blanketter inom säkerhetsskydd och registerkontroll som ska användas i kontakt med Säkerhetspolisen:

Blanketter och mallar

Digital hantering av registerkontroller

Verksamhetsutövare kan hantera registerkontroller digitalt. Registerkontrollinformationen skickas in i XML-format istället för på blankett och återredovisningar från Säkerhetspolisen sker också i XML-format.

Digital hantering av registerkontroller

Enskilda som inte har egen beslutanderätt

Bara myndigheter, kommuner eller regioner i Sverige har rätt att ansöka om registerkontroll. Den som bedriver säkerhetskänslig verksamhet och saknar rätt att besluta om placering i säkerhetsklass ska vända sig till den myndighet, region eller kommun som är utpekad att göra detta.

Frågor och svar för privatpersoner

Specifika frågor kopplade till din säkerhetsprövning hänvisas till den arbetsgivare du söker jobb hos.